Dokumen Kantor

       A.      Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.

B.       Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut:

1.        Alat bukti tulis

Surat dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi/perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat.

Contoh: surat perjanjian.

2.        Alat pengingat

Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama.

Contoh: akta jual-beli.

3.        Bukti historis

Surat dapat dijadikan bahan riset/penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi/perusahaan di masa yang lalu.

Contoh: bukti-bukti transaksi.

4.        Duta organisasi

Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi/perusahaan.

Contoh: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.

5.        Pedoman

Surat dapat dijasikan pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/pekerjaan.

Contoh: surat tugas.

6.        Sarana informasi

Surat dapat dijadikan pusat informasi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pa kepaa surta mengenai identitas perusahaan. 

C.       Jenis-Jenis Surat

Jenis-jenis surat dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, tujuan, sifat isi, jumlah penerima, keamanan isi dan urgensi penyelesainnya.

1.      Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya

a.       Kartu pos

b.      Warkat pos

c.       Surat bersampul

d.      Memorandum dan nota

e.       Surat tanda bukti

2.      Jenis-jenis surat berdasarkan tujuannya

Berdasarkan tujuannya, surat dibedakan menjadi surat permintaan penawaran, srat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, surat keputusan, dan lain-lain.

3.      Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya

a.       Surat dinas

b.      Surat pribadi

c.       Surat niaga

d.      Surat sosial

e.       Surat pengantar

f.       Telegram

4.      Jenis-jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya

a.       Surat biasa

b.      Surat edaran

c.       Surat pengumuman

5.      Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya

a.       Surat sangat rahasia

b.      Surat rahasia

c.       Surat biasa

6.      Jenis-jenis surat berdasarkan urgensi penyelesainnya

a.       Surat sangat segera

b.      Surat segera

c.       Surat biasa